Has sentido alguna vez que simplemente no estás rindiendo lo suficiente? Sabes cuántos días a la semana eres productivo? Sabes cómo deberías sentirte cuando trabajas?

El estudio Microsoft Office Personal Productivity Challenge reúne respuestas de más de 38.000 personas de 200 países, y revela algunos datos interesantes:

  • Las personas trabajan en promedio 45 horas a la semana; y ellas consideran que alrededor de 17 de estas horas son improductivas (EE.UU: 45 horas a la semana; 16 horas son consideradas improductivas).
  • La gente está 5.6 horas en reuniones a la semana; 69% siente que las reuniones no son productivas.
  • Todos podríamos lograr mucho más – pero por otra parte, ninguno de nosotros quiere ser un adicto al trabajo tampoco.

Sería genial terminar toneladas de trabajo y tener un equilibrio entre trabajo y vida. Pero, ¿cómo lo hacemos? Barking Up The Wrong Tree decidió obtener algunas respuestas. Y no hay nadie mejor a quién preguntar que a Tim Ferriss, autor del bestseller internacional “The 4-Hour Workweek” (“La semana laboral de 4 horas”).

A continuación se presentan 6 consejos que ofrece Tim, y puntos de vista de las personas más productivas que hay.

1. Maneja tu estado de ánimo

La mayoría de los sistemas de productividad actúan como si fuéramos robots, se les olvida el enorme poder de los sentimientos. Si inicias el día calmado es fácil hacer que las cosas adecuadas sean hechas y concentrarse. Pero cuando nos despertamos y el desgaste ya está sobre nosotros, el teléfono sonando, mensajes de correo electrónico entrando, alarmas sonando, pasas todo el día reaccionando. Esto quiere decir que no estás trabajando en tus prioridades; estás respondiendo a lo que te lanzan encima, importante o no.

Aquí Tim dice: Trato de que los primeros 80 a 90 minutos de mi día varíen lo menor posible. Creo que una rutina es necesaria para tener el control y no ser reactivo, lo que reduce la ansiedad. Por lo tanto, te hace ser más productivo. Investigaciones muestran que la forma de iniciar el día tiene un efecto enorme en la productividad, además de que se posponen más las cosas cuando estás de mal humor.

Estudios demuestran que la felicidad aumenta la productividad y te hace ser más exitoso.

Como Shawn Acor describe en su libro “The Happiness Advantage” (“La Ventaja de la felicidad”): “Los médicos que tienen un estado de ánimo positivo antes de hacer un diagnóstico presentan casi tres veces más de inteligencia y creatividad que los médicos en un estado neutral, y hacen diagnósticos precisos un 19% más rápido. Los vendedores optimistas venden más que sus contrapartes pesimistas en un 56%. Los estudiantes que se sienten felices antes de tomar pruebas de rendimiento de matemáticas superan por lejos a sus compañeros neutros. Resulta ser que nuestros cerebros están cableados, literalmente, para que den lo mejor no cuando están negativos o incluso neutrales, sino cuando están positivos.”

Así que piensa un poco menos acerca de cómo gestionar el trabajo y un poco más acerca de la gestión de tus estados de ánimo.

Entonces, ¿cuál es el primer paso para manejar tu estado de ánimo después de que despiertas?

2. No revises el correo electrónico por la mañana

Para algunas personas esto es una absoluta herejía. Muchos no pueden imaginar despertarse y no comprobar inmediatamente su correo electrónico o medios sociales de comunicación. He entrevistado a un gran número de personas muy productivas y nadie dijo: “Pase más tiempo con el correo electrónico”. ¿Por qué consultar el correo electrónico en la mañana es un pecado capital? Te estás preparando para reaccionar.

Un correo electrónico llega y de repente le estás dando tus mejores horas a las metas de otra persona, no a las tuyas.

No estás planeando tu día y priorizando; estás dejando que tus objetivos sean secuestrados por quien aleatoriamente decida entrar en tu bandeja de entrada.

Aquí Tim dice: Siempre que sea posible, no revises el correo electrónico la primera o segunda hora del día. Es difícil de imaginar para algunas persona. “¿Cómo puedo hacer eso? Tengo que revisar el correo electrónico para obtener la información que necesito para trabajar en mis tareas pendientes más importantes”.

Te sorprenderás de la frecuencia con la que este no es el caso. Puede ser que tengas que meterte a tu correo electrónico para finalizar el 100% de tus tareas pendientes más importantes. Pero, ¿puedes terminar un 90% antes de entrar en Gmail y hacer que tu cerebro de rata explote con desesperación? Sí.

Las investigaciones muestran que el email:

  1. Te estresa.
  2. Puede convertirte en un idiota.
  3. Puede ser más adictivo que el alcohol y el tabaco.
  4. Y consultar el correo electrónico con frecuencia es el equivalente a dejar caer tu coeficiente intelectual 10 puntos.

¿Es así como realmente quieres empezar el día?

Genial, entonces sabes lo que no se debe hacer. Pero una pregunta más grande se avecina: ¿Qué debes hacer?

3. Antes de tratar de hacerlo más rápido, pregunta si realmente debe hacerse

Todo el mundo se pregunta: “¿Por qué es tan imposible tener todo listo?” Pero la respuesta es sorprendentemente sencilla: Estás haciendo demasiadas cosas.

¿Quieres ser más productivo? No preguntes cómo hacer algo más eficiente hasta después de que hayas preguntado “¿Realmente tengo que hacer esto?”

Aquí Tim dice: Hacer algo bien no lo hace importante. Creo que este es uno de los problemas más comunes con un montón de consejos de administración del tiempo o de productividad; se centran en cómo hacer las cosas rápidamente. La gran mayoría de las cosas que la gente hace de forma rápida no necesitan ser hechas en absoluto.

Es curioso que nos quejemos de que tenemos tan poco tiempo y luego priorizamos como si el tiempo fuese interminable. En cambio, haz lo que es importante … y no mucho más.

Pero, ¿es esto cierto en el mundo real?

La investigación muestra que los gerentes no consiguen hacer más trabajando más horas, consiguen hacer más cuando siguen cuidadosos planes.

Análisis preliminares de los gerentes en la India encontraron que las ventas de una empresa se incrementan mientras los gerentes trabajan más horas. Pero lo más intrigante es que la correlación entre el uso del tiempo de los gerentes y su rendimiento era conducido en su totalidad por las horas dedicadas a actividades planificadas. La planificación no tiene por qué significar horas gastadas en reuniones, aunque las reuniones con los empleados se correlacionaron con mayores ventas. Es sólo que el tiempo de un gerente es un recurso limitado y valioso, y la planificación de la forma en que este se debe administrar, incrementa las posibilidades de que sea gastado de manera productiva.

Bien, ya estás totalmente preparado. Tu cabeza está tranquila, has evitado tu correo electrónico y sabes lo que tienes que hacer.

Ahora tenemos que enfrentarnos a uno de los problemas más grandes de la era moderna: ¿Cómo conseguir estar calmado y concentrado?

4. La concentración no es más que eliminar distracciones

Ed Hallowell, ex profesor de la Escuela de Medicina de Harvard y autor del bestseller “Driven to Distraction”, dice que hemos “culturalmente generado déficit atencional”.

¿La vida moderna ha dañado permanentemente nuestros períodos de atención? No. Lo que sí tiene son cosas más tentadoras, de fácil acceso, y brillantes, disponibles 24/7, más de lo que cualquier ser humano ha tenido nunca.

La respuesta está en encerrarte en algún lugar para que todos los destellos, zumbidos y distracciones desaparezcan.

Aquí Tim dice: La concentración es una función, en primer lugar, que limita el número de opciones que te das a ti mismo para distraerte … Creo que la concentración es vista como una habilidad mágica y no es así. Es ponerte a ti mismo en una habitación acolchada, con el problema en el que tienes que trabajar, y cerrar la puerta. Eso es todo. El grado en el que puedes replicar esto, y sistematizarlo, es el grado en el que estarás concentrado.

¿Cuál es la mejor manera de resumir la investigación? Qué tal esto: Las distracciones te hacen ser estúpido.

Y una avalancha de estudios muestran que la forma más fácil y más poderosa para cambiar tu comportamiento es cambiar tu entorno.

Los gerentes top son interrumpidos cada 20 minutos. ¿Cómo consiguen hacer algo? Trabajando desde su casa en la mañana durante 90 minutos, donde nadie puede molestarlos.

Ellos encontraron que ninguno de los doce ejecutivos fue capaz alguna vez de trabajar ininterrumpidamente por más de veinte minutos, al menos no en la oficina. Sólo en la casa había alguna posibilidad de concentración. Y el único de los doce que no tomó decisiones importantes y “fruto de la casualidad”, ni intercalaba entre largas llamadas telefónicas sin importancia y problemas de “crisis”, fue el ejecutivo que trabajaba en su casa todas las mañanas durante una hora y media antes de llegar a la oficina.

Sé lo que algunos de ustedes estarán pensando: Tengo otras responsabilidades. Reuniones. Mi jefe me necesita. Mi esposa me llama. No puedo simplemente esconderme.

Es por eso que necesitas un sistema.

5. Ten un sistema personal

He hablado con mucha gente increíblemente productivas. ¿Sabes lo que ninguno de ellos dijo? “No sé cómo hago las cosas. Solo lo lanzo y espero lo mejor”. Ni uno solo. Tus rutinas pueden ser formales y científicas o personal e idiosincrásicas, pero de cualquier manera, las personas productivas tienen una rutina.

Aquí Tim dice: Definir las rutinas y sistemas es más eficaz que confiar en la autodisciplina. Creo que la autodisciplina está sobrevalorada. Permitirte la opción de hacer lo que no has decidido hacer lleva al fracaso. Yo animo a la gente a desarrollar rutinas para que su toma de decisiones sólo se aplique a los aspectos más creativos de su trabajo.

Los grandes sistemas funcionan porque hacen que las cosas sean automáticas, y no demandan de tu limitada fuerza de voluntad.

¿Qué vemos cuando estudiamos sistemáticamente los grandes genios de todos los tiempos? Casi todos tenían rutinas personales que funcionaban para ellos. El autor de “Give and Take” Adam Grant, constantemente escribía por las mañanas, mientras que Tim escribe siempre por las noches.

¿Cómo se empieza a desarrollar tu propio sistema personal? Aplica un poco de pensamiento 80-20:

  1. ¿Qué actividades son las responsables de tus éxitos?
  2. ¿Qué actividades disminuyen absolutamente tu productividad?
  3. Reorganiza su horario para hacer más de las N º 1 y para eliminar lo más posible las N º 2.

Así que ya está todo listo para despertar mañana con un sistema y no ser reactivo. ¿Cómo asegurarte de seguir adelante con esto mañana? Es sencillo.

6. Define tus metas la noche anterior

Despierta sabiendo lo que es importante antes de que pseudo-emergencias del día vengan a irrumpir en tu vida y tu bandeja de entrada grite nuevos comandos.

Aquí Tim dice: El día anterior define tu tarea, o tus dos tareas pendientes más importantes antes de la cena.

El autor de best-seller Dan Pink da un consejo similar: Establece un ritual de cierre. Tienes que saber cuándo hay que dejar de trabajar. Trata de terminar cada día de trabajo de la misma manera también. Ordena tu escritorio. Haz una copia de seguridad de tu computador. Haz una lista de lo que tienes que hacer mañana.

Los investigaciones dicen que es más probable seguir adelante si eres específico y si escribes tus metas.

Los estudios demuestran que esto tiene un beneficio secundario: escribir lo que necesitas hacer mañana alivia la ansiedad y te ayuda a disfrutar después del trabajo.

Entonces, ¿cómo se une todo esto?

Resumiendo

Aquí están las 6 cosas que la gente más productiva hace cada día:

  1. Maneja tu estado de ánimo
  2. No revises el correo electrónico por la mañana
  3. Antes de tratar de hacerlo más rápido, pregunta si realmente debe hacerse
  4. La concentración no es más que eliminar distracciones
  5. Ten un sistema personal
  6. Define tus metas la noche anterior

¿Cómo debes tratar de sentirte cuando trabajas? Ocupado, pero no atareado. La investigación muestra que así es cuando la gente es más feliz.